| I. |
UMUM
Peranan perencanaan sumber daya manusia (SDM) menjadi sangat penting seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan dukungan SDM terhadap pencapaian sasaran-sasaran strategis yang sudah ditetapkan dalam rencana strategis suatu organisasi.
Perencanaan SDM (workforce planning) merupakan suatu proses yang terorganisasi untuk:
- mengidentifikasi kesenjangan jumlah serta kompetensi dari SDM yang dimiliki organisasi pada saat ini;
- Memberikan informasi bagi manajemen mengenai kondisi SDM yang dimiliki sebagai bahan penyusunan strategi dalam manajemen SDM dalam mendukung rencana strategis organisasi.
Seiring dengan hal tersebut di atas, dalam rangka mencapai kinerja Kementerian Keuangan dan sejalan dengan tujuan nasional untuk menciptakan good governance, Menteri Keuangan telah menetapkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 30/KMK.01/2007 tentang Reformasi Birokrasi Departemen Keuangan. Dalam melaksanakan reformasi birokrasi di Kementerian Keuangan, terdapat 3 (tiga) pilar yang menyokong reformasi tersebut, yaitu:
- Organisasi, yang meliputi penataan organisasi dan struktur organisasi. Penataan organisasi di Kementerian Keuangan dilakukan dengan beberapa cara misalnya modernisasi organisasi, pemisahan, penggabungan, dan penajaman fungsi organisasi;
- Penyempurnaan proses bisnis meliputi: Standar Prosedur Operasi (SOP), analisis dan evaluasi jabatan, serta Analisis Beban Kerja; dan
- Peningkatan manajemen SDM melalui diktat dan assessment.
Selanjutnya, pada tahun 2012 Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi telah mencanangkan 9 program untuk percepatan reformasi birokrasi. Salah satu program tersebut adalah penataan jumlah maupun distribusi dan kualitas Pegawai Negeri Sipil (PNS). |
| II. |
MAKSUD DAN TUJUAN SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL
| 1. |
Maksud
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman pelaksanaan Analisis Beban Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak (DJP) |
| 2. |
Tujuan
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini bertujuan untuk memperoleh data beban kerja yang akurat, baik pada tingkat unit kerja maupun secara agregat Direktorat Jenderal Pajak. |
|
| III. |
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup pengukuran beban kerja meliputi beban kerja seluruh produk yang dihasilkan oleh unit kerja di lingkungan DJP yang sudah beroperasi minimal 1 (satu) tahun. Adapun tujuan, manfaat, dan ruang lingkup ABK adalah sebagai berikut.
| 1. |
Tujuan ABK adalah untuk memperoleh informasi tentang beban kerja unit/satuan organisasi/pemangku jabatan sebagai bahan peningkatan kualitas aparatur negara. |
| 2. |
Manfaat ABK untuk organisasi adalah:
- penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
- pemetaan beban kerja unit kerja/satuan organisasi/pemangku jabatan;
- bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
- sarana peningkatan kinerja kelembagaan;
- penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, penyusunan Daftar Susunan Pegawai (DSP) atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural; dan
- menyusun rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi.
|
|
| IV. |
DASAR HUKUM
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan. |
| V. |
ISTILAH/DEFINISI YANG SERING DIGUNAKAN
Beberapa istilah/definisi yang sering digunakan dalam pelaksanaan analisis beban kerja berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan adalah sebagai berikut.
| 1. |
Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. |
| 2. |
Bobot/beban kerja adalah besaran yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dengan norma waktu. |
| 3. |
Volume kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang harus/dapat diselesaikan dalam waktu 1 (satu) tahun; |
| 4. |
Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata digunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan. |
| 5. |
Waktu minimal adalah waktu yang paling cepat digunakan oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan. |
| 6. |
Waktu maksimal adalah waktu yang paling lama digunakan oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan. |
| 7. |
Efektivitas dan efisiensi kerja adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dan jam kerja efektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi. |
|
| VI. |
METODOLOGI
| 1. |
Pengumpulan Data Beban Kerja
Pengumpulan data beban kerja dilakukan berdasarkan pendekatan produk dengan menggunakan beberapa formulir, yaitu:
| a. |
Formulir A (Form A)
form yang digunakan untuk mengisi produk yang dihasilkan berdasarkan proses yang secara formal terdapat alur/prosedur kerja dengan tahapan yang diatur secara jelas dalam SOP yang telah dibakukan. |
| b. |
Formulir B (Form B)
Form yang digunakan untuk mengisi produk yang prosedurnya sulit diuraikan atau sifatnya ad hoc. Sebagai contoh adalah kegiatan, rapat, diklat, dan tugas tim/kepanitiaan |
| c. |
Formulir C (Form C)
Form yang digunakan untuk mengetahui komposisi pemangku jabatan dalam suatu unit organisasi, dimana data langsung terintegrasi ke dalam database kepegawaian sehingga Form C akan otomatis terisi dalam aplikasi ABK. |
| d. |
Formulir A Tambahan (Form A Tambahan)
Form yang digunakan untuk menginput produk yang dihasilkan berdasarkan proses yang terdapat alur/prosedur kerjanya dengan tahapan-tahapan langkah yang jelas namun belum tercakup dalam Form A. |
|
| 2. |
Aplikasi ABK
Pelaksanaan pengumpulan data ABK tahun 2013 di lingkungan DJP dilaksanakan melalui menu aplikasi ABK yang terdapat pada aplikasi Sistem Informasi, Keuangan, Kepegawaian, dan Aktiva (SIKKA) dengan petunjuk pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
Secara umum, menu aplikasi ABK adalah sebagai berikut
| a. |
Otorisasi User
Seluruh pejabat eselon IV berwenang dan bertanggung jawab atas pengisian data volume beban kerja sesuai dengan pekerjaan yang telah dilaksanakan. Untuk membantu pengisian Form A dan Form A Tambahan, pejabat eselon IV dapat melimpahkan pengisian data tersebut kepada salah satu pegawai pelaksana di bawahnya melalui menu otorisasi user yang dapat diganti setiap saat sesuai dengan kebutuhan.
Khusus untuk otorisasi pengisian Form A pejabat fungsional dilakukan oleh pejabat eselon IV yang pekerjaannya berkaitan dengan pejabat fungsional pada unit kerja tersebut (Kepala Seksi Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal, Kepala Seksi Ekstensifikasi Perpajakan pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP), Kepala Seksi Bimbingan Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal, Kepala Seksi Bimbingan Pendataan dan Penilaian pada Kantor Wilayah DJP, sedangkan Kepala Subbag Tata Usaha Direktorat untuk pejabat fungsional pada Kantor Pusat DJP. |
| b. |
Pengisian/Input Form A
Form A digunakan untuk mengisi data jumlah volume kerja atas SOP unit eselon IV tersebut dan SOP unit lain yang melibatkan unit eselon IV yang bersangkutan (SOP terkait). |
| c. |
Pengisian/Input Form A Tambahan
Form A Tambahan digunakan untuk mengisi uraian tahapan kegiatan/proses, data jumlah volume kerja dan norma waktu (dalam satuan menit) yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan/kegiatan yang rutin dilakukan, namun belum tersedia dalam Form A. |
| d. |
Pengisian/Input Form B
Form B digunakan untuk mengisi kegiatan/proses, data jumlah volume kerja dan norma waktu (dalam satuan menit) untuk pekerjaan/kegiatan yang tidak mempunyai SOP dan tidak dilakukan secara rutin (pekerjaan/kegiatan yang bersifat ad hoc). Sebagai contoh: rapat dan diktat. |
| e. |
Monitoring
Menu monitoring digunakan untuk memonitor pelaksanaan pengisian ABK di unit kerja Direktorat, Pusat Pengolahan Data dan Dokumentasi Perpajakan (PPDDP), Kantor Wilayah, Kantor Pelayanan Pajak (KPP), Unit Pelaksana Teknis (UPT) dan Kantor Pelayanan, Penyuluhan, dan Konsultasi Perpajakan (KP2KP). Menu ini juga digunakan oleh administrator ABK di Kantor Pusat DJP untuk mengetahui dan mengawasi perkembangan pengisian data ABK seluruh unit kerja di lingkungan DJP sehingga dapat segera ditindaklanjuti. |
| f. |
Persetujuan oleh Pejabat Eselon IV
Menu ini digunakan pejabat eselon IV untuk memberikan persetujuan atas seluruh isian data beban kerja yang dilakukan oleh pegawai yang diberikan wewenang untuk mengisi data beban kerja.
Khusus untuk persetujuan pejabat fungsional dilakukan oleh Kepala Seksi yang pekerjaannya berkaitan dengan pejabat fungsional pada unit kerja sebagaimana pada angka 2 huruf a. |
| g. |
Calculator ABK
Menu ini digunakan untuk membantu mengonversi/menghitung waktu dalam mengisi Form A, Form A Tambahan dan Form B. |
| h. |
Deskripsi Singkat Hasil Isian Beban Kerja
Menu ini digunakan untuk membuat deskripsi/penjelasan singkat hasil perhitungan ABK dan penjelasan lainnya seperti saran/masukan pelaksanaan ABK, kualifikasi pendidikan kebutuhan pegawai. |
|
|
| VII. |
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
| 1. |
Pejabat eselon IV, termasuk Kepala KP2KP dan Pejabat Unit Pengelola Kepegawaian (UPK), mempunyai tugas:
- mengisi data beban kerja secara lengkap dan akurat berdasarkan sumber data yang jelas di Seksi/Subbag/KP2KP masing-masing;
- memberikan otorisasi user terhadap salah satu pegawai di bawahnya untuk membantu dalam mengisi beban kerja di Seksi/Subbag/KP2KP masing-masing. Khusus pengisian data beban kerja untuk jabatan Tenaga Pengkaji, Kasubbag Umum Kepegawaian Sekretariat DJP memberikan otorisasi user kepada staf yang ditugaskan pada sekretariat Tenaga Pengkaji;
- mengetahui dan mengawasi perkembangan pengisian ABK pads Seksi/Subbag/KP2KP masing-masing.
|
| 2. |
Selain tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1, Pejabat UPK (Kasubbag Umum Kepegawaian di lingkungan Sekretariat DJP, Kasubbag Tata Usaha Direktorat, Kasubbag Kepegawaian di lingkungan Kantor Wilayah DJP, Kasubbag Ruman Tangga dan Kepegawaian di PPDDP, Kasubbag Tata Usaha dan Kepatuhan Internal pada UPT (KPDE, KLIP serta KPDDP), dan Kasubbag Umum di KPP) juga mempunyai tugas:
| a. |
UPK unit eselon II Sekretariat DJP (Kasubbag Umum Kepegawaian):
| 1) |
bertanggung jawab untuk memonitor dan membimbing pelaksanaan pengisian ABK pada Sekretariat Direktorat Jenderal dan Tenaga Pengkaji; |
| 2) |
memberikan otorisasi user terhadap salah satu pejabat fungsional (jika ada pejabat fungsional); |
| 3) |
memberikan persetujuan terhadap isian yang dilakukan oleh pejabat fungsional (jika ada pejabat fungsional); dan |
| 4) |
membuat uraian/deskripsi singkat terkait dengan isian data beban kerja yang sudah diisikan oleh pejabat eselon IV pada unit kerjanya masing-masing; |
|
| b. |
UPK unit eselon II Direktorat (Kasubbag Tata Usaha):
| 1) |
bertanggung jawab untuk memonitor dan membimbing pelaksanaan pengisian ABK pada Direktorat masing-masing; |
| 2) |
memberikan otorisasi user terhadap salah satu pejabat fungsional (jika ada pejabat fungsional); |
| 3) |
memberikan persetujuan terhadap isian yang dilakukan oleh pejabat fungsional (jika ada pejabat fungsional); dan |
| 4) |
membuat uraian/deskripsi singkat terkait dengan isian data beban kerja yang sudah diisikan oleh pejabat eselon IV pada unit kerjanya; |
|
| c. |
UPK unit eselon II instansi vertikal dan PPDDP (Kasubbag Kepegawaian di lingkungan Kantor Wilayah DJP, Kasubbag Rumah Tangga dan Kepegawaian di PPDDP):
| 1) |
bertanggung jawab untuk memonitor dan membimbing pelaksanaan pengisian ABK di unit kerja masing-masing; |
| 2) |
bertanggung jawab untuk memonitor dan membimbing pelaksanaan pengisian ABK di unit kerja vertikal di wilayah kerja Kantor Wilayah masing-masing/unit kerja di PPDDP; |
| 3) |
membuat uraian/deskripsi singkat terkait dengan isian data beban kerja yang sudah diisikan oleh pejabat eselon IV pada unit kerjanya masing-masing; |
|
| d. |
UPK unit eselon III pada UPT dan KPP (Kasubbag Tata Usaha dan Kepatuhan Internal di UPT dan Kasubbag Umum di KPP)
| 1) |
bertanggung jawab untuk memonitor dan membimbing pelaksanaan pengisian ABK di unit kerja masing-masing; |
| 2) |
membuat uraian/deskripsi singkat terkait dengan isian data beban kerja yang sudah diisikan oleh pejabat eselon IV pada unit kerjanya; |
|
|
| 3. |
Selain tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1, Pejabat Eselon IV yang terkait dengan pejabat fungsional (Kasubbag Tata Usaha Direktorat, Kepala Seksi Bimbingan Pendataan dan Penilaian serta Kepala Seksi Bimbingan Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal di lingkungan Kantor Wilayah DJP, Kepala Seksi Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal serta Kepala Seksi Ekstensifikasi di KPP, Kasubbag Rumah Tangga dan Kepegawaian di PPDDP, Kepala Subbag Tata Usaha dan Kepatuhan Internal pada UPT juga mempunyai tugas untuk:
- memberikan otorisasi user terhadap salah satu pejabat fungsional (jika ada pejabat fungsional);
- memberikan persetujuan atas isian data beban kerja fungsional (jika ada pejabat fungsional).
|
| 4. |
Pejabat Fungsional (Pemeriksa Pajak, Penilai PBB, Pranata Komputer) yang diberi otorisasi oleh pejabat Eselon IV yang terkait mempunyai tugas untuk mengisi data beban kerja secara lengkap dan akurat berdasarkan sumber data yang jelas pada Form A, dan Form A Tambahan. |
| 5. |
Pelaksana yang diberi pelimpahan wewenang oleh pejabat eselon IV/Kepala KP2KP mempunyai tugas untuk membantu mengisi data beban kerja pada Form A dan Form A Tambahan. |
| 6. |
Semua Pegawai dan Pejabat Fungsional termasuk yang dimaksud dalam angka 4 dan 5 mempunyai tugas untuk mengisi data beban kerja atas kegiatan ad hoc yang dilaksanakan/diikuti oleh pelaksana yang bersangkutan ke dalam Form B. Adapun kegiatan yang termasuk dalam kegiatan ad hoc misalnya: menghadiri rapat, diktat, dan sosialisasi. |
|
| VIII. |
TATA CARA PENGISIAN ABK
- Pelaksanaan ABK tahun 2014 menggunakan data beban kerja periode Januari- Desember tahun 2013, berupa data volume dan waktu (untuk pengisian Form A, Form A Tambahan dan Form B) dari pekerjaan yang diselesaikan berdasarkan SOP, pekerjaan yang belum mempunyai SOP, dan pekerjaan ad hoc.
- Sumber data yang digunakan adalah data pada register surat masuk/surat keluar, SIDJP/Sipmod, dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
- Pelaksanaan pengisian data ABK ini diselesaikan paling lambat tanggal 30 Januari 2014.
- Prosedur/pedoman/tata cara pengisian data ABK pada aplikasi SIKKA adalah sebagaimana dalam Lampiran yang tidak dapat terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
|
| IX. |
LAIN-LAIN
| 1. |
Dalam rangka tertib administrasi serta kelancaran pelaksanaan ABK di lingkungan DJP tahun 2014, diminta kepada pimpinan unit kerja untuk :
- mengawasi pelaksanaan ABK di unit kerja masing-masing, mengingat data ABK akan digunakan untuk berbagai kepentingan di DJP sebagaimana dimaksud dalam Romawi III angka 3;
- mengoordinasikan pelaksanaan tugas pejabat eselon IV dalam melaksanakan ABK sesuai dengan petunjuk pelaksanaan;
- menugaskan pejabat UPK untuk melakukan monitoring terhadap pengisian data beban kerja di unit kerja masing-masing; dan
- menginstruksikan kepada pejabat eselon IV, pelaksana dan pejabat fungsional agar mengisi data beban kerja secara lengkap dan akurat berdasarkan sumber data yang jelas sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
|
| 2. |
Dalam hal terdapat permasalahan dalam pelaksanaan ABK, agar menghubungi Tim ABK DJP melalui email: abk.djp@gmail.com. |
|
| X. |
PENUTUP
- Dengan terbitnya Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini maka Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor 02/PJ.01/2013 dicabut dan dinyatakan tidak berlaku lagi.
- Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan digunakan sebagai pedoman pelaksanaan ABK di lingkungan DJP tahun 2014.
|
