SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR : SE - 62/PJ/2011
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN DOKUMEN TEKNIS
PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK)
DIREKTUR JENDERAL PAJAK,
Sehubungan dengan telah ditetapkannya Peraturan Direktur Jenderal Pajak nomor PER-9/PJ/2011 tentang Kebijakan Pengelolaan Proyek Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Direktorat Jenderal Pajak (DJP) dan diperlukannya pengaturan lebih lanjut mengenai pengelolaan dokumen teknis Proyek TIK di DJP serta untuk memastikan bahwa pengelolaan Proyek TIK telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dengan ini diatur hal-hal sebagai berikut:
| 1. |
Terminologi yang digunakan dalam Surat Edaran ini adalah sebagai berikut:
- Proyek TIK adalah segala kegiatan yang terkait TIK di lingkungan DJP yang dilakukan dalam jangka waktu yang telah ditentukan, tidak bersifat rutin, dan ditetapkan oleh Project Sponsor untuk menghasilkan deliverable (hasil kerja) yang bersifat unik, yang dapat berupa suatu produk seperti aplikasi, infrastruktur, dan/atau dokumen di bidang TIK.
- Project Sponsor adalah unsur pimpinan DJP yang mempunyai wewenang untuk memulai dan mengakhiri Proyek TIK di lingkungan DJP, serta memberikan wewenang kepada pegawai dan/atau pejabat DJP untuk mengelola Proyek TIK dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Project Sponsor diperankan oleh Direktur Jenderal Pajak, Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak, Direktur Transformasi Teknologi Komunikasi dan Informasi (TTKI), Direktur Teknologi Informasi Perpajakan (TIP), atau Direktur Transformasi Proses Bisnis (TPB).
- Dokumen Teknis Proyek TIK adalah segala bentuk dokumen yang dihasilkan pada saat pengelolaan Proyek TIK baik yang berbentuk dokumen fisik (hardcopy/printed document) maupun dokumen elektronik (softcopy).
- Dokumen fisik (hardcopy/printed document) Proyek TIK adalah surat, nota, formulir, kertas kerja, laporan, dan semua jenis informasi yang tertulis atau tercetak di atas kertas yang dihasilkan selama pengelolaan Proyek TIK
- Dokumen elektronik (softcopy) Proyek TIK adalah setiap dokumen yang dikategorikan sebagai dokumen elektronik berdasarkan Pasal 1 angka 4 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, yaitu "Setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, eletromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto dan sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya" yang dihasilkan selama pengelolaan proyek TIK.
|
| 2. |
Pedoman Pengelolaan Dokumen Teknis Proyek TIK sebagaimana diatur dalam Lampiran Surat Edaran ini berisi ketentuan mengenai :
- Ketentuan umum pengelolaan dokumen teknis Proyek TIK;
- Pengelolaan dokumen elektronik Proyek TIK;
- Pengelolaan ketersediaan dokumen fisik Proyek TIK;
- Pengelolaan peminjaman dokumen fisik Proyek TIK;
- Pengawasan dan pelaporan ketersediaan dokumen teknis Proyek TIK; dan
- Pengelolaan dokumen teknis Proyek TIK saat Proyek TIK dinyatakan selesai.
|
| 3. |
Surat Edaran ini merupakan pelengkap Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-9/PJ/2011 tentang Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK DJP dan untuk mempermudah pemahaman dan penyimpanan arsip, maka Surat Edaran ini agar disatukan penyimpanannya dengan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-9/PJ/2011 tentang Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK DJP dan surat-surat edaran lainnya yang terkait. |
| 4. |
Mengingat bahwa ketentuan sebagaimana terdapat dalam Surat Edaran ini berdampak luas, maka diberlakukan ketentuan masa transisi untuk keperluan persiapan teknis dan sosialisasi selama paling lambat 1 (satu) tahun sejak ditetapkannya Surat Edaran ini. |
Demikian untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal 9 Agustus 2011
Direktur Jenderal,
ttd.
A. Fuad Rahmany
NIP 195411111981121001
