SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR : SE - 41/PJ/2012
TENTANG
TATA CARA PENYELENGGARAAN KEGIATAN KEHUMASAN
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
DIREKTUR JENDERAL PAJAK,
Untuk lebih memaksimalkan fungsi-fungsi kehumasan di Direktorat Jenderal Pajak dan untuk lebih seragamnya langkah dan gerak terkait publikasi tentang perpajakan kepada masyarakat, dengan ini disampaikan definisi, tata cara, dan bentuk kegiatan kehumasan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, sebagai berikut :
| I. |
Definisi
- Komunikasi internal DJP adalah segala bentuk komunikasi antara DJP dengan seluruh pegawai dalam rangka meningkatkan semangat pegawai DJP untuk mengimplementasikan nilai-nilai Kementerian Keuangan (values).
- Komunikasi eksternal DJP adalah segala bentuk komunikasi antara DJP dengan pihak eksternal termasuk melalui media massa yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan pemahaman masyarakat akan pentingnya perpajakan (awareness), membangun kepercayaan masyarakat kembali pada DJP (attitudes dan Opinion) dan mendorong Wajib Pajak untuk memenuhi kewajiban perpajakannya (behavior).
- Kegiatan kehumasan adalah seluruh aktivitas atau program kerja yang berkaitan dengan kegiatan kehumasan yang diselenggarakan dengan melibatkan pihak eksternal maupun dengan pihak internal.
- Media adalah segala bentuk dan saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi.
- Bentuk dan saluran media meliputi media cetak, media elektronik dan media online termasuk di dalamnya media sosial yang dapat digunakan sebagai sarana komunikasi kehumasan baik terhadap pihak internal maupun eksternal DJP.
- Laporan adalah laporan yang disampaikan oleh unit vertikal di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak sehubungan dengan penyelenggaraan kegiatan kehumasan.
|
| II. |
Kegiatan Kehumasan Internal
Untuk pemutakhiran (update) informasi perpajakan terbaru di kalangan pegawai DJP (internal) dan mencapai tujuan komunikasi internal DJP, maka diperlukan strategi sosialisasi perpajakan internal yang efektif dan efisien yaitu sebagai berikut :
| 1. |
Untuk tingkat pusat, sosialisasi informasi perpajakan secara internal dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :
- Direktorat terkait yang akan memberikan sosialisasi informasi perpajakan di kalangan internal, baik dengan cara mengumpulkan perwakilan pegawai (Training of Trainers Method) atau datang langsung ke kanwil-kanwil wajib menyampaikan rencana jadwal pelaksanaannya ke Direktorat Penyuluhan Pelayanan dan Humas.
- Direktorat Penyuluhan Pelayanan dan Humas bersama dengan Direktorat teknis terkait tersebut membahas dan merumuskan teknik, metode dan jadwal sosialisasi.
- Dalam hal tertentu, dapat dibentuk tim sosialisasi yang beranggotakan Direktorat P2Humas dan direktorat teknis terkait dalam memberikan sosialisasi informasi perpajakan untuk kalangan internal.
|
| 2. |
Untuk tingkat kanwil DJP, sosialisasi informasi perpajakan secara internal dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :
- Bidang P2Humas kanwil mengkoordinasikan sosialisasi informasi perpajakan di wilayah kerjanya.
- Apabila diperlukan, Bidang P2Humas Kanwil dapat meminta narasumber dari Kantor Pusat DJP sehubungan dengan rencana sosialisasi yang akan dilaksanakan.
|
| 3. |
Sarana untuk memberikan informasi perpajakan di kalangan internal, meliputi :
- Tatap muka langsung, dalam bentuk kelas, acara penganugerahan, dan lainnya;
- Surat tertulis dari pimpinan Ditjen Pajak;
- Majalah internal, dapat berupa versi elektronik e-Magazine;
- Website internal Direktorat P2Humas http://p2humas;
- Media lainnya, seperti mailing list, email dan lain-lain.
|
| 4. |
Untuk lebih meningkatkan penayangan informasi perpajakan melalui sarana yang telah disediakan tersebut, maka dihimbau kepada seluruh pegawai DJP agar dapat berpartisipasi aktif dalam mengirim informasi perpajakan melalui sarana-sarana tersebut. |
| 5. |
Apabila diperlukan, materi informasi perpajakan yang berasal dari kalangan internal DJP dapat dijadikan informasi perpajakan yang akan dipublikasikan secara eksternal, baik melalui skema Publishing Organization atau memanfaatkan sarana kehumasan eksternal yang tersedia. |
|
| III. |
Kegiatan Kehumasan Eksternal
Untuk mencapai tujuan komunikasi eksternal DJP dan lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi serta peran serta Kanwil DJP dalam kegiatan kehumasan, maka diperlukan strategi dan tata cara pelaksanaan kegiatan kehumasan eksternal, yaitu sebagai berikut :
| 1. |
Untuk Kantor Pusat DJP, maka kegiatan kehumasan eksternal meliputi :
- Menjalin hubungan dengan media massa (Media Relation) dalam bentuk informal meeting atau media gathering.
- Membuat Siaran Pers untuk kepentingan penyebarluasan berita positif DJP ke media cetak, elektronik maupun online.
- Melakukan klarifikasi atas pemberitaan negatif di media cetak, elektronik dan online.
- Menayangan iklan layanan masyarakat (Public Service Announcement/PSA) DJP di Media Cetak, Televisi dan Radio.
- Melaksanakan kegiatan interaktif Televisi dan Radio dalam bentuk bincang-bincang (Talk Show) dan liputan kegiatan.
- Menayangan iklan layanan masyarakat (Public Service Announcement/PSA) DJP di Media Online.
- Melaksanakan kegiatan kehumasan lainnya.
|
| 2. |
Untuk Kanwil DJP, maka kegiatan kehumasan eksternal meliputi :
- Menjalin hubungan dengan media massa (media relation) dalam bentuk informal meeting atau media gathering.
- Membuat siaran pers untuk kepentingan penyebarluasan berita positif DJP ke media massa lokal.
- Melakukan klarifikasi atas pemberitaan negatif di media massa lokal.
- Menayangan iklan layanan masyarakat (Public Service Announcement/PSA) DJP di media cetak dan radio.
- Melaksanakan kegiatan kehumasan lainnya.
|
| 3. |
Kegiatan kehumasan eksternal yang dilaksanakan oleh Kantor Pusat DJP dan Kanwil DJP harus dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :
- Untuk Kantor Pusat DJP, maka ruang lingkup kegiatan kehumasan eksternal dan hal terkait lainnya (pemilihan media, wartawan dan jangkauan publikasi) adalah nasional. Sedangkan Kanwil DJP, ruang lingkup kegiatan kehumasan eksternal bersifat regional dan diupayakan mampu menjangkau seluruh wilayah kerjanya.
- Untuk menghindari duplikasi maka Kanwil DJP harus melaporkan rencana program kerja kegiatan kehumasan kepada Kantor Pusat DJP pada awal tahun atau pada saat Rapat Koordinasi P2Humas seluruh Indonesia.
- Kanwil DJP wajib menyampaikan data dan informasi terkait dengan rencana publikasi yang patut dikira berdampak positif secara nasional, seperti pemberitaan perkembangan penyidikan pajak atau putusan pengadilan terkait tindak pidana perpajakan.
- Kanwil DJP wajib berkoordinasi sesegera mungkin dengan Kantor Pusat DJP terkait kejadian tertentu di wilayahnya yang dapat diperkirakan akan menimbulkan berita negatif.
|
|
| IV. |
Laporan Kegiatan Kehumasan
Dalam rangka pengawasan, evaluasi dan sebagai laporan Indikator Kinerja Utama (IKU), maka perlu disusun laporan kegiatan kehumasan oleh masing-masing Kanwil DJP.
| 1. |
Program Kerja dan Satuan Penghitungan
Agar tidak keliru menghitung frekuensi kegiatan kehumasan yang telah disusun, maka berikut ditegaskan satuan penghitungan kegiatan kehumasan, yaitu :
| No |
Nama program |
Satuan
Penghitungan |
| 1. |
Hubungan dengan Media (Obrolan Santai, Temu Wartawan, Media Gathering,Informal Meeting) |
Per Kegiatan |
| 2. |
Penayangan Iklan di Media Cetak |
Per Slot |
| 3. |
Penayangan Iklan di Media Radio |
Per Spot |
| 4. |
Klarifikasi Berita |
Per Klarifikasi |
| 5. |
Kegiatan Kehumasan Internal |
Per Kegiatan |
| 6. |
Kegiatan Kehumasan Lainnya |
Disesuaikan |
|
| 2. |
Materi
Untuk keseragaman informasi yang disampaikan, maka materi kehumasan berupa iklan media cetak (print ad), radio dan televisi yang diproduksi oleh Kantor Pusat DJP akan dikirimkan kepada masing-masing Kanwil DJP. Kanwil DJP dapat menyesuaikan materi tersebut terbatas hanya untuk memasukkan muatan atau konten lokal. |
| 3. |
Anggaran
Anggaran kegiatan kehumasan ini dibebankan kepada anggaran unit kerja masing-masing melalui Daftar Isian Penggunaan Anggaran (DIPA). |
| 4. |
Laporan Kegiatan Kehumasan
Laporan kegiatan kehumasan seperti tercantum dalam butir 1 wajib disampaikan dalam jangka waktu Triwulanan dengan menggunakan format sebagaimana Lampiran I.
Kanwil DJP menyampaikan laporan kegiatan kehumasan tersebut kepada Direktur Jenderal Pajak (c.q. Direktur P2Humas) paling lambat tanggal 15 setelah periode triwulan berakhir. Laporan disampaikan dalam bentuk hard copy dan soft copy. Penyampaian soft copy laporan dapat dilakukan melalui email humas@pajak.go.id atau humaspajak@gmail.com |
|
| V. |
Penutup
Mempertimbangkan kemungkinan Kanwil DJP telah merencanakan dan menjalankan rencana kerja sebelum berlakunya Surat Edaran ini, maka rencana kerja yang telah disusun tersebut agar dapat menyesuaikan dengan Surat Edaran ini. |
Surat Edaran ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Demikian disampaikan untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 16 Agustus 2012
DIREKTUR JENDERAL,
ttd,
A. FUAD RAHMANY
NIP 195411111981121001
