| E. |
Penjabaran
Pengertian Umum
| 1. |
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip aktif merupakan salah satu unsur yang sangat menunjang dalam pengambilan keputusan maka ia harus selalu tersedia ketika diperlukan, kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan. Penemuan kembali akan dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang relatif dekat dengan pengguna informasi. |
| 2. |
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. |
| 3. |
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip Vital DJP adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan DJP yang didalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta aset (kekayaan) instansi. Apabila dokumen/arsip vital hilang tidak dapat diganti dan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi. |
| 4. |
Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. |
| 5. |
Central File adalah tempat untuk menyimpan, memelihara, merawat, serta mengelola arsip aktif. |
| 6. |
Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. |
| 7. |
Daftar Arsip Vital adalah suatu daftar dalam bentuk formulir yang berisi arsip vital yang dimiliki di suatu instansi. |
| 8. |
Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital. |
| 9. |
Pemencaran (Dispersal) adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi (copy back-up) ke tempat penyimpanan arsip pada lokasi yang berbeda. |
| 10. |
Pendataan arsip vital adalah kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi, dan kondisi ruang penyimpanan arsip. |
| 11. |
Penduplikasian adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penggandaan (back-up) arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan arsip yang asli. |
| 12. |
Pengamanan arsip vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan. |
| 13. |
Penyelamatan arsip vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) arsip vital ke tempat yang lebih baik. |
| 14. |
Penyimpanan khusus (vaulting) adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat dan sarana khusus. |
| 15. |
Perlindungan arsip vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang, atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap. |
| 16. |
Organisasi kearsipan
| Unit Kerja |
Unit Kearsipan |
Unit Pengolah |
| Eselon 2 |
Eselon 3 |
Eselon 4 |
| KPDJP |
1 |
17 |
54 |
189 |
| PPDDP |
1 |
1 |
3 |
6 |
| Kanwil |
31 |
31 |
184 |
556 |
| KPP |
331 |
- |
331 |
3278 |
| KPDDP |
1 |
- |
1 |
3 |
| KPDE |
2 |
- |
2 |
6 |
| KLIP |
1 |
- |
1 |
3 |
| KP2KP |
- |
- |
- |
207* |
| Jumlah |
368 |
49 |
576 |
4248 |
* Unit kearsipan untuk KP2KP berada pada KPP yang wilayah kerjanya mencakup wilayah kerja KP2KP tersebut |
Rencana Implementasi Cetak Biru Manajemen Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Tahun 2014 didasarkan pada Program Kerja yang terdapat pada huruf E Bab VI Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-241/PJ/2012 tentang Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak tahun 2012-2016 yang berisi tentang Visi, Misi, Tujuan, dan Program Manajemen Kearsipan, antara lain:
- Program sosialisasi dan diktat kearsipan lanjutan;
- Program pengembangan Central File di unit-unit pengolah lanjutan;
- Program Arsip Vital;
- Program Digitalisasi Arsip/Alih Media.
Program-program di atas dilaksanakan dengan tata cara sebagai berikut:
| 1. |
Sosialisasi dan Diktat Kearsipan
- Setiap satuan kerja diminta untuk torus meningkatkan pengetahuan para pegawai dalam rangka pengelolaan arsip. Peningkatan pengetahuan dapat dilaksanakan dengan melaksanakan in house training (IHT) di satuan kerja masing-masing termasuk dengan mengundang narasumber yang kompeten. IHT terkait kearsipan agar dilaksanakan oleh setiap satuan kerja setidaknya sebanyak 1 (satu) kali setiap semester;
- Unit Kearsipan I akan mengadakan Workshop Penyusutan Arsip, Monitoring Pengelolaan, Kearsipan dan Pelatihan Manajemen Kearsipan mulai Bulan Mei s.d. Desember 2014 (rencana tempat dan waktu monitoring terlampir).
|
| 2. |
Program pengembangan Central File di unit-unit pengolah (lanjutan) Sebagai program lanjutan dari tahun sebelumnya, tiap-tiap unit pengolah dalam satuan kerja agar segera melakukan pengelolaan arsip aktif dalam Central File sesuai dengan Pedoman Pengelolaan Arsip di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip aktif (pengembangan Central File) sebagai berikut:
- Masih terdapat unit-unit kerja yang melaporkan belum memiliki Central File sebagaimana tercantum dalam Lampiran IV Surat Edaran ini.
- Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Aktif agar memperhatikan Lampiran Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-32/PJ/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, BAB III Penataan Arsip dan Penemuan Kembali, Huruf D Pelaksanaan Penataan Arsip Aktif.
- untuk menciptakan keteraturan dalam pengelolaan arsip aktif, penyimpanan dalam Central File menggunakan filing cabinet.
- Semua arsip aktif harus tersimpan rapi dalam Central File masing-masing unit pengolah sesuai Klasifikasi Arsip.
- Setiap unit pengolah pada setiap satuan kerja Direktorat Jenderal Pajak wajib memiliki Central File yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif yang dimiliki paling lambat tanggal 31 Desember 2014.
|
| 3. |
Program Arsip Vital;
| a. |
Kriteria dan Jenis Arsip Vital
Arsip vital merupakan bagian yang sangat penting dan harus memperoleh perlakuan khusus dalam pengelolaan dan penataannya.
| 1) |
Kriteria
Untuk menentukan jenis-jenis arsip vital ada beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi arsip-arsip vital yaitu:
| a) |
Apabila terjadi kesalahan dalam pemanfaatannya akan menyebabkan setiap kegiatan menjadi terhambat; |
| b) |
Apabila terjadi kesalahan dalam pengelolaannya akan menyebabkan setiap kegiatan akan mengalami kemacetan; |
| c) |
Kerusakan atau kehilangan arsip vital ini dapat menyebabkan organisasi merighentikan kegiatannya; |
| d) |
Arsip vital senantiasa berkaitan dengan masalah-masalah kebijakan DJP yang strategis; |
| e) |
Apabila terjadi kerusakan maka tidak dapat diganti lagi. |
|
| 2) |
Jenis Arsip Vital Jenis Arsip Vital yaitu:
| a) |
Arsip yang bersifat kebijakan, baik yang bersifat mengatur maupun menetapkan dalam bentuk peraturan/keputusan yang berkaitan dengan tugas pokok DJP, seperti:
| i. |
Konsep Asli Undang-Undang Perpajakan. |
| ii. |
Konsep Asli. Peraturan atau Keputusan Direktur Jenderal baik yang didelegasikan ke kantor wilayah maupun Kantor Pelayanan Pajak; |
|
| b) |
Arsip yang menyatakan kepemilikan barang milik/kekayaan negara, seperti:
| i. |
Sertifikat Tanah berikut Izin Mendirikan Bangunan (IMB); |
| ii. |
Gambar Blue Print Gedung Kantor; |
| iii. |
Daftar Aset Barang Milik Negara (BMN); |
| iv. |
Bukti Kepemilikan Kendaraan Operasional. |
|
| c) |
Arsip yang berkaitan dengan Hak dan Kewajiban Negara, seperti:
| i. |
Dokumen Pengadaan; |
| ii. |
Personal File Pegawai; |
| iii. |
Dokumen Pemeriksaan Wajib Pajak; |
| iv. |
Dokumen Keberatan dan Banding Wajib Pajak. |
|
| d) |
Arsip perjanjian tentang hubungan DJP dengan pihak luar, seperti:
| i. |
Memorandum of Understanding/Nota Kesepahaman; |
| ii. |
Tax Treaty P3B; |
| iii. |
Letter of Intens. |
|
|
|
| b. |
Pengamanan
Setiap satuan kerja di lingkungan DJP wajib melakukan pengamanan dan pemeliharaan arsip vital dengan cara sebagai berikut:
| 1) |
Penduplikasian Melakukan proses scanning terhadap arsip vital yang telah diidentifikasi melalui daftar arsip vital sesuai dengan lampiran ke-1 pada Surat Edaran ini sehingga tercipta back-up/salinan arsip yang asli sebagai upaya untuk menghindari kemungkinan rusak atau hilang apabila seringkali digunakan sebagai rujukan. |
| 2) |
Pemencaran
Untuk kepentingan keamanan, arsip vital yang telah di back-up dalam bentuk softcopy, perlu juga dibuat salinan dalam bentuk hardcopy atau dilakukan penduplikasian arsip dan kemudian disimpan di lokasi yang berbeda. Hal ini dimaksudkan apabila terjadi musibah pada satu lokasi yang mengakibatkan seluruh arsipnya musnah, maka pada lokasi lain yang tidak terjadi musibah masih terdapat salinan arsip vital yang serupa. |
| 3) |
Penempatan di Dalam Tempat Khusus (Vaulting)
Untuk beberapa arsip vital yang berkaitan dengan bukti kepemilikan aset Negara dapat dilindungi dengan cara menyimpan pada Tempat khusus seperti ruang bawah tanah atau lemari besi atau deposit box. Hal ini dilakukan agar apabila terjadi bencana seperti gempa bumi, kebanjiran ataupun kebakaran maka arsip vital tersebut dapat dilindungi. |
| 4) |
Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip vital pada dasarnya dilakukan sama seperti halnya dengan perlakuan pemeliharaan arsip dinamis yang tertuang dalam SE-32/PJ/2012. |
|
|
| 4. |
Digitalisasi Arsip
| a. |
Dalam Program Kerja Cetak Biru Manajemen Kearsipan yang telah ditetapkan melalui Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-241/PJ/2012 tentang Cetak Biru Manajemen Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Tahun 2012-2016 telah disampaikan bahwa tahun 2014 mulai dilakukan alih media arsip konvensional ke dalam bentuk digital melalui proses scanning. |
| b. |
Digitalisasi Arsip merupakan suatu proses alih media atau penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional.
Dalam pelaksanaannya, proses digitalisasi arsip paling tidak memiliki tahapan sebagai berikut:
| 1) |
proses pengambilan dokumen, sortir dokumen sampai dengan dokumen siap proses scan; |
| 2) |
proses pemindaian arsip (scan) menjadi image-file; |
| 3) |
proses verifikasi image-file hasil scan, penamaan dokumen yang telah dilakukan scan (sesuai jenis dan nomor surat); |
| 4) |
melakukan proses pranala/hyperlinking/menghubungkan antara image file dengan record data yang ada dalam daftar rekapitulasi hasil scanning, |
|
| c. |
Setiap satuan kerja diminta untuk menyiapkan satu perangkat komputer dan satu mesin scanner yang dipergunakan untuk melaksanakan program digitalisasi dan menyimpan dokumen hasil scan. |
| d. |
Spesifikasi minimal mesin scanner yang akan digunakan adalah sebagai berikut :
- dapat melakukan scanning halaman berwarna;
- kecepatan scanning minimal 50 (lima puluh) lembar per menit;
- dibekali fitur scan to PDF dan image.
|
| e. |
Arsip elektronik hasil digitalisasi disimpan dalam bentuk Portable Document Format (PDF), menggunakan aplikasi bawaan dari mesin scanner; |
| f. |
Dokumen yang dihasilkan setiap unit pengolah yang menyimpan arsip dibuat daftar arsip elektronik yang sekurang-kurangnya menyebutkan:
| 1) |
nomor urut; |
| 2) |
judul arsip; |
| 3) |
nomor dan tanggal arsip; |
| 4) |
label yang tertera pada media elektronik; |
| 5) |
lokasi penyimpanan pada rak atau lemari; |
| 6) |
tautan menuju hasil digitalisasi. |
|
| g. |
Digitalisasi arsip mempunyai tujuan untuk membantu dalam mengadministrasikan dokumen sehingga menjadi lebih baik dalam proses pengelolaan, pemanfaatan, pemusnahan dan layanan arsip. Dengan digitalisasi arsip, proses pencarian dokumen lebih mudah serta meminimalisasikan kebutuhan akan ruang simpan dokumen.
Adapun fokus dari kegiatan Digitalisasi Tahun 2014 ini adalah:
| 1) |
Dalam tahap awal, sebagai uji coba, semua satuan kerja yang telah memiliki mesin scanner diminta untuk rnelakukan scanning/alih media terhadap semua surat/dokumen yang ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja masing-masing per 2 Mei 2014; |
| 2) |
Bagi satuan kerja yang belum memiliki mesin scanner dapat melakukan:
| a) |
pembelian mesin scanner dengan optimalisasi anggaran tahun 2014; |
| b) |
melakukan sewa mesin scanner dengan melakukan revisi anggaran 2014; |
| c) |
apabila kedua hal di atas tidak memungkinkan dapat menyampaikan usulan anggaran untuk peningkatan kapasitas digitalisasi dokumen berupa pembelian mesin scanner untuk tahun 2015. |
|
| 3) |
Semua satuan kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak diwajibkan untuk melakukan proses scanning terhadap surat/dokumen yang ditanda tangan oleh kepala satuan kerja mulai tanggal 1 Juni 2015; |
| 4) |
Semua satuan kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak diwajibkan untuk melakukan scanning terhadap surat/dokumen yang diterbitkan mulal tanggal 1 Januari 2010. |
|
|
| 5. |
Tanggung jawab dalam pelaksanaan program-program tersebut diatur sebagai berikut:
| a. |
setiap pimpinan satuan kerja memiliki tanggung jawab dalam pelaksanaan Implementasi Cetak Biru Manajemen Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak sebagaimana diatur dalam Surat Edaran ini. |
| b. |
Pelaksanaan Program:
| 1) |
Pengembangan dan pengelolaan Central File dilaksanakan oleh setiap unit pengolah masing-masing satuan kerja. |
| 2) |
Setiap satuan kerja di lingkungan DJP diminta untuk melakukan identifikasi dan penanganan arsip vital. |
| 3) |
Pelaksanaan digitalisasi arsip dilaksanakan oleh sekretaris pimpinan/pelaksana yang ditunjuk, dengan koordinator :
- Kepala Bagian Umum untuk satuan kerja KP DJP dengan dibantu oleh Subbag Tata Usaha di setiap unit eselon II;
- Kepala Bagian Umum PPDDP;
- Kepala Bagian Umum Kantor Wilayah DJP;
- Kepala Subbag Umum untuk KPP;
- Kepala Subbagian Tata Usaha dan Kepatuhan Internal untuk KPDE, KPDDP, dan KLIP;
- Kepala KP2KP yang terpisah dari KPP;
|
|
| c. |
setiap Satuan Kerja diminta untuk melaporkan pelaksanaan program-program implementasi secara berjenjang dengan format laporan sebagaimana terlampir.
| 1) |
pimpinan satuan kerja Eselon III melaporkan kepada pimpinan satuan kerja Eselon II dan menyampaikan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak u.p. Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak paling lambat tanggal 15 Juli 2014 untuk semester I (periode Januari s.d Juni 2014) dan tanggal 15 Januari 2015 untuk Semester II (periode Juli s.d Desember 2014); |
| 2) |
pimpinan satuan kerja Eselon II mengompilasi laporan dari satuan kerja Eselon III dan melaporkannya kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak u.p. Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak paling lambat tanggal 30 Juli 2014 untuk semester I (periode Januari s.d Juni 2014) dan tanggal 30 Januari 2015 untuk Semester II (periode Juli s.d Desember 2014); |
| 3) |
Unit Eselon II di lingkungan Kantor Pusat melaporkan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak u.p. Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak paling lambat tanggal 30 Juli 2014 untuk semester I (periode Januari s.d Juni 2014) dan tanggal 30 Januari 2015 untuk Semester II (periode Juli s.d Desember 2014). |
|
| d. |
Kepala Unit Kearsipan 1, sebagai penanggung jawab pengelolaan arsip Direktorat Jenderal Pajak yang dilaksanakan oleh Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal akan melaporkan pelaksanaan Implementasi Cetak Biru Manajemen Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak kepada Unit Kearsipan Pusat, sebagai penanggung jawab pengelolaan arsip Kementerian yang dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha Kementerian, Biro Umum, Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan. |
|
|
